Открытие бизнеса в России: документы иностранной компании

Корпоративные документы иностранной компании сначала апостилируются в стране, где они выданы, и только потом переводятся и заверяются у российского нотариуса. Порядок здесь важнее всего остального: сделать наоборот нельзя, и переделать задним числом тоже.

Если иностранная компания выходит в Россию — регистрирует юридическое лицо, открывает счёт или участвует в деле, — ей понадобятся переводы корпоративных документов страны происхождения. Чаще всего в деле участвуют три: устав или учредительный документ, выписка из торгового или коммерческого реестра, подтверждающая, что компания действующая, и доверенность на того, кто подписывает от имени компании в России. Это то, что встречается чаще всего, а не обязательный перечень: точный список устанавливает тот орган, который ведёт ваше дело, и брать его нужно у него или у юриста, который это дело ведёт.

Порядок: сначала апостиль, потом перевод

Вот чем корпоративные документы отличаются от личных: порядок здесь ошибается чаще всего и стоит дороже всего. Апостиль ставится на документ в той стране, где он выдан, и до того, как документ оттуда уедет. Ставит его тот орган, который эта страна для такой задачи назначила, — какой именно, может сказать только ваша страна, и гадать за неё мы не станем. Мы апостиль не проставляем, и никто в России его на иностранный документ не поставит.

Отсюда и типичная поломка процесса. Документы отправляют в Россию, начинают перевод, доходят до подачи — и выясняется, что апостиля нет, а поставить его можно только там, откуда документы приехали. Это не задержка на день: это поездка обратно или пересылка туда и обратно посреди уже начатого дела. Один вопрос принимающей стороне до отправки закрывает всю эту историю. Задавать его стоит тогда же, когда вы выясняете сам перечень документов, — это один разговор, а не два.

Есть исключение. У стран, с которыми у России есть договор о правовой помощи, — среди них государства СНГ, Сербия и Чехия, — апостиль, как правило, не требуется: документ принимается с обычным официальным заверением страны выдачи. «Как правило» здесь не формальность: окончательное требование всё равно за тем органом, который будет документ рассматривать. Скажите нам, где выданы документы, и мы посмотрим, к какой группе относится ваша страна, до того как вы что-то закажете.

Что делает нотариус, а что нет

После апостиля документы идут на перевод. По статье 81 Основ законодательства о нотариате российский нотариус свидетельствует подлинность подписи дипломированного переводчика, внесённого в его реестр. Именно подписи — не верности перевода и тем более ничего о самой компании: ни того, что она действующая, ни того, что написанное в уставе соответствует действительности. Печать нотариуса отвечает на один вопрос, и этого достаточно, потому что российские органы умеют читать именно эту форму.

Отсюда следствие, которое регулярно застаёт врасплох компании с юридическим отделом. Перевод, заверенный за границей — присяжным переводчиком, иностранным нотариусом, кем угодно, — российскому нотариусу заверить нечем: подписи того переводчика в его реестре нет. Как правило, такой перевод здесь не подходит, и его делают заново. Если готовый иностранный перевод у вас уже есть, пришлите скан — скажем прямо, годится он или нет, до того как вы за что-то заплатите.

Ещё одно, что на корпоративных документах выглядит иначе, чем на личных: переводится документ целиком. Не только основной текст устава, но и приложения, подписи с расшифровкой, служебные отметки, штампы реестра и сам апостиль — он тоже часть документа и тоже переводится. Поэтому и сканы нужны полные: все страницы подряд, включая те, где, кажется, ничего важного нет, обе стороны там, где что-то напечатано с оборота, и ничего не срезано по краю. Уставы часто присылают без последних страниц с подписями, а выписки — без штампа реестра на обороте, и оба раза приходится возвращаться за недостающим. Комплект на несколько документов из-за этого может потерять день-другой ещё до начала работы.

Одно написание на весь комплект

На корпоративных документах это важнее, чем на личных, потому что документов сразу несколько и лежат они в одном деле. Название компании и фамилии директоров должны быть записаны одинаково во всех переводах комплекта — и совпадать с тем, что уже используется в России: в открытом счёте, в прежней подаче, в подписанном договоре. Написание одного и того же названия можно передать по-русски не единственным способом, и если где-то оно уже зафиксировано, менять его не нужно.

Практически это делается так. До начала работы вы называете точное написание названия компании и имён всех, кто должен появиться в русском тексте, а мы применяем его ко всему комплекту: к уставу, к выписке, к решению, к доверенности. Если что-то из этого уже переводилось — нами или кем-то ещё, — пришлите, и мы повторим написание буква в букву. Это одна строка в письме при заказе, и она снимает целый класс последующей переписки.

Доверенность, цена и сроки

Если подписывать в России будет представитель, понадобится перевод доверенности, и она идёт тем же маршрутом, что и остальные корпоративные документы: оформляется и апостилируется дома, переводится и заверяется здесь. Это стоит проговорить заранее, потому что доверенность чаще других документов вспоминают в последний момент — уже когда представитель собрался ехать, а апостиль ставить негде. О том, как в целом устроен выход иностранной компании в Россию, мы пишем на странице про открытие компании в России.

Цены считаются по документам. Выписка из торгового или коммерческого реестра — 69 € за документ; устав или учредительный документ — от 89 €, в зависимости от объёма; корпоративная доверенность — 59 € за документ. Срок 2–3 рабочих дня на документ, а на комплект, присланный целиком, даётся одна общая цена и один общий срок — так и считать проще, и планировать. Расчёт по вашим сканам придёт в течение 2 часов в рабочее время, и после подтверждения цена не меняется. Скан готового перевода уходит по электронной почте сразу, бумажный оригинал — почтой или курьером.

И последнее, о границах: регистрационных действий мы не совершаем и по существу вашего дела не консультируем. Какой перечень документов нужен, какую форму выбрать и что из этого следует по налогам — вопросы к юристу и бухгалтеру, которые ведут регистрацию. Наша часть начинается, когда список уже есть: перевод и нотариальное заверение того, что в него вошло.

1. Шаг 1 Апостиль в стране выдачи На устав, выписку из реестра, решения органов управления и доверенность — тем органом, который эта страна для этого назначила. У стран с договором о правовой помощи с Россией, включая государства СНГ, Сербию и Чехию, апостиль, как правило, не нужен.
2. Шаг 2 Уточнить перечень у того, кто ведёт дело Точный список документов устанавливает принимающий орган или ваш юрист. Мы этот список не составляем и не угадываем.
3. Шаг 3 Перевод в России Дипломированный переводчик переводит документ целиком, включая апостиль. Написание названия компании и имён — то, которое вы назвали, одинаковое во всём комплекте.
4. Шаг 4 Нотариальное заверение Российский нотариус свидетельствует подлинность подписи переводчика по статье 81 — подписи, а не верности перевода.
5. Шаг 5 Подача Комплект уходит туда, где ведут ваше дело. Скан от нас приходит по почте сразу, оригинал — курьером. Срок нашей части: 2–3 рабочих дня.

Что прислать для перевода корпоративных документов

• Чёткие сканы всех страниц каждого документа — устава, выписки из реестра, решений органов управления, доверенности
• Страницу с апостилем, если он уже проставлен, — она переводится вместе с документом
• Точное написание названия компании по-русски — то, которое уже используется в России, если оно где-то зафиксировано
• Точное написание имён директоров и подписантов, которые должны появиться в русском тексте
• Прежние переводы этих же документов, если они есть, чтобы написание совпало буква в букву
• Куда пойдёт комплект и к какому сроку — скажем честно, укладываемся ли мы в него

Вам также может понадобиться

• Перевод иностранных корпоративных документов для России

  Цены по видам документов, сроки и порядок работы: выписка из реестра, устав, корпоративная доверенность

• Открытие компании в России иностранным учредителем

  Как устроен выход иностранной компании в Россию и где в этом процессе находится наша часть работы

• Перевод доверенности на русский язык

  Доверенность на представителя идёт тем же маршрутом: апостиль дома, перевод и заверение здесь

Частые вопросы о переводе корпоративных документов

Можно ли поставить апостиль на наши документы уже в России?

Нет. Апостиль на иностранный документ проставляется только в той стране, где документ выдан, и до того, как он оттуда уедет. В России этого не сделает никто, включая нас. Именно поэтому порядок действий важнее всего: сначала апостиль дома, потом перевод здесь.

Какие документы нужны для регистрации?

Точный перечень устанавливает тот орган, который ведёт ваше дело, и у разных дел он разный. Чаще всего участвуют устав, выписка из реестра и доверенность на подписанта, но это наблюдение, а не список требований. Возьмите перечень у принимающей стороны или у своего юриста и пришлите его нам — скажем, что из него мы переводим.

У нашей страны договор о правовой помощи с Россией. Апостиль всё равно нужен?

Как правило, нет: у государств СНГ, Сербии, Чехии и ряда других стран с таким договором апостиль обычно не требуется, и документ принимается с обычным официальным заверением страны выдачи. Но окончательное требование за тем органом, который документ рассматривает, — уточните до заказа.

У нас уже есть перевод, сделанный присяжным переводчиком дома. Подойдёт?

Как правило, нет. Российский нотариус свидетельствует подпись переводчика из своего реестра, а подписи иностранного переводчика там нет — заверить её нечем. Пришлите скан того, что у вас есть: скажем прямо, годится он или придётся переводить заново.

Что именно удостоверяет нотариус?

Только подлинность подписи дипломированного переводчика, внесённого в его реестр, по статье 81 Основ законодательства о нотариате. Ни верность перевода, ни то, что компания действующая, ни содержание устава нотариус не удостоверяет и удостоверять не может.

Сколько стоит и сколько занимает комплект документов?

Выписка из реестра — 69 € за документ, устав — от 89 € в зависимости от объёма, корпоративная доверенность — 59 €. Срок 2–3 рабочих дня на документ; на комплект, присланный целиком, даётся одна цена и один срок. Расчёт по вашим сканам — в течение 2 часов в рабочее время.

Не нашли ответ на свой вопрос?

Задайте вопрос по теме этой страницы — мы ответим лично и опубликуем ответ здесь, чтобы он помог и следующему читателю.

Задать вопрос

Когда будете готовы — мы на связи

Пришлите сканы комплекта и скажите, к какому сроку он нужен: в течение 2 часов в рабочее время вы получите фиксированную цену и честный ответ, укладываемся ли мы. Оплата только после вашего подтверждения.

Получить расчёт за 2 часа

Мы не государственный орган, не юридическая фирма и не бухгалтерская компания; регистрационных действий не совершаем и консультаций по регистрации, банковским и налоговым вопросам не даём. Какой перечень документов нужен в конкретном деле, устанавливает тот орган, который его ведёт, — уточняйте у него или у своего юриста. Апостиль проставляется уполномоченным органом страны, где документ выдан, и до того, как документ оттуда уедет: ни мы, ни кто-либо в России поставить его на иностранный документ не может. По статье 81 Основ законодательства о нотариате нотариус свидетельствует подлинность подписи переводчика, внесённого в его реестр, а не верность перевода и не содержание документа.