Перевод кадровых и релокационных документов
Когда компания переводит российских сотрудников в европейский офис, каждый документ в их личных делах должен быть согласован по терминологии и написанию. Переводим трудовые договоры, должностные инструкции, расчётные листки и справки о доходах одним глоссарием на весь пакет — чтобы два инженера одного грейда не приехали с двумя разными названиями должности. Для принимающей HR-команды: опись передачи, где каждый файл сопоставлен с русским оригиналом и с сотрудником.
- Пакет считается после просмотра списка
- Один глоссарий на весь комплект
- Фиксированная цена
Узнайте стоимость бесплатно
Что нужно прислать
- Полный список личных дел: сколько сотрудников и какие документы есть для каждого
- Трудовые договоры, трудовые книжки, должностные инструкции, внутренние положения и регламенты
- Расчётные листки (расчёты по зарплате) и справки о доходах
- Все варианты одного и того же документа, если есть разные версии
- Требования страны назначения и принимающего работодателя к переводам, если они у вас уже есть
- Ключевые термины и названия: список подразделений, грейдов, должностей, как они должны быть переведены в принимающей компании
Почему согласованный перевод кадровых документов имеет смысл
Когда компания переводит группу российских сотрудников в европейский офис, принимающему HR нужен не просто перевод трудовой книжки на английский и остальных кадровых документов, а перевод, согласованный внутри себя. Если в одном договоре инженер — это engineer, во втором technical specialist, а в третьем engineering professional, принимающая сторона спросит, в чём разница, — и вопрос вернётся к вам недели через две, обычно ровно в тот день, когда человеку нужна дата выхода. Перевести одно личное дело просто. Согласовать пакет на десять или двадцать человек — работа, которая начинается до перевода: сначала договариваются, как звучит каждая должность, каждое подразделение и в каком формате пишутся имена, и только потом переводят.
Глоссарий и единое написание — главное отличие пакета
Когда пакет расходится по разным переводчикам и разным неделям, результаты не совпадают — и это не вопрос квалификации, а вопрос того, что никто не договорился заранее. Поэтому мы берём комплект целиком и составляем глоссарий до начала перевода: определяем, как будут звучать все ключевые термины (должности, подразделения, типы контрактов, условия оплаты), и потом применяем эту терминологию везде. Если в русской компании есть должность «младший специалист отдела маркетинга», а в европейской системе такой категории нет, мы не придумываем «соответствие» — мы передаём, что это junior marketing specialist или marketing coordinator в зависимости от того, что именно означает эта должность в контексте компании. Один и тот же человек в договоре, справке о доходах, должностной инструкции и расчётном листке назван одинаково.
Какие документы входят в кадровый пакет
В личном деле сотрудника может быть несколько документов: трудовой договор (основной контракт), трудовая книжка в бумажном виде либо сведения о трудовой деятельности в электронном, должностная инструкция, внутренние положения и регламенты, расчётные листки, справка о доходах и справка с места работы, подтверждающая стаж и занимаемые должности. Всё это выдаёт работодатель; сведения о доходах формирует налоговая по данным работодателя. Состав пакета определяете вы и принимающая сторона, а не мы. Если параллельно нужны коммерческие договоры той же компании, они идут отдельной услугой — перевод контрактов и соглашений, но глоссарий мы держим общий.
Если документ идёт не в HR принимающего работодателя, а в государственный орган — например, если трудовая книжка требуется для миграционного органа или пенсионного фонда, это другая услуга: там нужны апостиль и нотариальное заверение. На этой странице мы говорим о рабочем пакете для внутреннего использования в компании.
Статус перевода: профессиональный, не нотариальный
Кадровые документы, которые ходят внутри компании или между работодателем и новым сотрудником, обычно не требуют нотариального заверения. Там, где документ читают внутри компании, обычно достаточно профессионального перевода: точного, терминологически согласованного, подписанного PDF по email. Официального статуса у него нет — он не заверен нотариально. Примет ли его конкретный работодатель или орган, решают они, и спросить их стоит до заказа: если понадобится нотариальное заверение или апостиль, это другая услуга, и мы скажем, какая именно.
Личные данные и конфиденциальность
Кадровый пакет — это личные данные сотрудников: имена, даты рождения, зарплата, история работы. Присылает их обычно работодатель за своих людей, и правовые основания для этого — на его стороне, не на нашей. С нашей стороны всё просто: файлы передаются по защищённому каналу, открывают их только те, кто работает над заказом, хранятся они на время выполнения плюс период поддержки, после чего удаляются, а попросить об удалении можно в любой момент. Подробнее — в разделе защита данных.
Цена и расчёт
Цена пакета зависит от числа сотрудников, типов документов и объёма текста. Один сотрудник с пятью документами — одна цена. Десять сотрудников с разным набором документов считаются иначе: основное время уходит не на перевод как таковой, а на глоссарий, сквозную сверку терминов и опись передачи. Пришлите список документов через форму заказа или Telegram — мы просмотрим файлы и отправим фиксированную цену без скрытых расходов. Работа над глоссарием и оформление описи входят в цену и не считаются отдельно. Ориентиры по другим видам услуг есть в прайс-листе.
Регулярно переводите кадровые документы?
Компаниям и международным HR-отделам, которые перевозят сотрудников регулярно, имеет смысл не начинать каждый раз с нуля: согласованные ставки, постоянный глоссарий, который живёт от пакета к пакету, и выделенный контакт.
Частые вопросы
Как работает согласованный глоссарий, если я присылаю документы несколько раз в год?
Мы ведём историю глоссария для каждого клиента. Если компания ежегодно переводит группу сотрудников, глоссарий расширяется: мы добавляем новые должности и подразделения, если они появились, но сохраняем передачу старых терминов. Это означает, что сотрудник, переведённый в этом году, будет иметь ту же передачу должности, что и нанятый в прошлом году, если работает на том же уровне.
Что, если в принимающей компании есть свой глоссарий или список назначений должностей?
Это идеально. Пришлите этот документ при заказе — мы строим перевод вокруг него. Это сокращает время подготовки и гарантирует, что перевод соответствует структуре, которую уже понимает принимающий HR.
Нужно ли переводить все документы, или я могу выбрать только несколько?
Выбираете вы. Смысл в том, чтобы глоссарий был общий: если сегодня переводится договор, а инструкция понадобится через месяц, она переведётся по тому же глоссарию. Скажите только, какие документы в итоге уйдут в принимающую компанию.
Сколько времени нужно на согласование глоссария?
Если у вас уже есть список терминов или он пришёл из принимающей компании, согласование — формальность. Если терминологию приходится придумывать с нуля, это отдельный разговор, и он входит в срок работы. Конкретную дату мы называем, когда видим список файлов, а не заранее.
Где будут храниться мои кадровые документы после перевода?
Файлы хранятся на время выполнения заказа и ещё некоторый период поддержки — на случай, если понадобится исправление или повторная выдача, — после чего удаляются. Попросить об удалении можно в любой момент, не дожидаясь конца этого периода.
Какой срок обычно нужен для перевода кадрового пакета из 10 сотрудников?
Зависит от того, сколько документов на каждого сотрудника и насколько своя у компании терминология, поэтому цифру мы называем по списку файлов, а не наугад. Напишите свой крайний срок сразу — ответим честно, реально ли в него уложиться, и предложим поэтапную выдачу, если срочные люди едут раньше остальных.
Не нашли ответ на свой вопрос?
Задайте вопрос по теме этой страницы — мы ответим лично и опубликуем ответ здесь, чтобы он помог и следующему читателю.
Вам также может понадобиться
-
Контракты и соглашения
Если помимо кадровых документов нужно перевести коммерческие договоры той же компании.
-
Трудовая книжка и апостиль
Если трудовая книжка нужна для органа (пенсия, иммиграция), а не только для работодателя — там нужны заверение и апостиль.
-
Справка о занятости
Если нужно подтверждение трудовой истории и доходов из архива или от работодателя.
-
Защита данных
Информация о том, как мы работаем с конфиденциальными документами и личными данными.
Это профессиональный деловой перевод кадровых и релокационных документов. Он не является нотариальным, не является апостилированным и не имеет официального юридического статуса. Мы переводим документы и согласуем их внутри комплекта, но мы не оказываем юридические консультации по трудовому праву, иммиграции или налогам. Требования к документам, а также вопросы о том, какие документы нужны сотруднику, решает принимающий работодатель, пенсионный фонд или миграционный орган конкретной страны — уточняйте требования заранее. Требования разнятся по странам и юрисдикциям. Мы поможем перевести и согласовать документы, но не можем гарантировать, что иностранное учреждение примет их без доработок. Про апостиль действует наша постоянная оговорка: оригиналы, выданные в Краснодарском крае, мы апостилируем сами, а для документов из других регионов апостилируем нотариальную копию или передаём проверенному партнёру.
